Réservation par groupe

1 – A quoi correspond ce module

Le module Groupe de Venio permet aux organisateurs d’événements de gérer des inscriptions collectives. Il est conçu pour structurer le processus d’inscription des groupes et leur offrir un cadre de gestion autonome via un événement fils dédié.

Le fonctionnement simplifié :

• étape 1 : l’organisateur définit des offres (ex jeton inscription) exclusivement réservées aux groupes dès la création de l’événement ;
• étape 2 : les responsables de groupe réservent un nombre de places pour leurs participants, ;
• étape 3 : L’organisateur crée l’événement pour le groupe qui reçoit un accès dédié pour administrer ses inscriptions individuelles et son offre

2 – Définition des objets disponibles

2.1 – Les offres

Une offre dans Venio correspond à un service exclusivement souscrit par un responsable de groupe dès son inscription, permettant de bloquer un certain nombre de places pour les inscrits du groupe dans un événement.

Une place sur une offre = une inscription individuelle sur une formule.

Chaque offre définit une catégorie spécifique de participation, comme par exemple une offre adulte et une offre enfant, ou une offre avec hébergement et une offre sans hébergement. Elle doit être souscrite par un responsable de groupe pour ses participants.

Les offres sont configurables avec :

• un nom et une description ;
• une période de réservation (dates de début et de fin) ;
• un nombre maximal de réservations disponibles ;
• un prix de base et éventuellement un acompte ;
• des paramètres pour l’ajout ou le retrait de réservations.

➡ Exemple : Une offre « Jeton kiteur » permet aux groupes de réserver plusieurs places en une seule réservation pour participer avec son groupe à un séjour de kitesurf.

2.2 – Les réservations 

Une réservation correspond à une commande effectuée par un groupe pour une ou plusieurs offres.

Elle inclut :

• Le nombre de participants pour une offre spécifique.
• Le montant total calculé en fonction du prix unitaire et du nombre de places réservées.

➡ Exemple : Le groupe « Club de kite Jullouville » s’inscrit avec une réservation de 15 « Jetons kiteur » pour un total de 4 500 €.

2.3 – Le groupe

Un groupe peut s’inscrire à une offre en réservant des places pour plusieurs participants qu’il pourra inscrire et gérer dans un événement.

Un groupe est défini par :

• un nom et un responsable (avec ses coordonnées) ;
• des réservations effectuées pour le groupe ;
• un événement associé (créé ultérieurement si validé par l’organisateur),
• un suivi financier (montant total dû, paiements effectués, factures) ;
• un accès back-office sur son événement, permettant au responsable de gérer les inscriptions et les réservations.

➡ Exemple : Le « Club de kite Jullouville » inscrit son groupe pour le « Week-end Kite » et réserve 15 « Jetons kiteur », lui permettant de disposer de 15 places individuelles.

2.4 – L’événement père

Un événement père est destiné aux inscriptions de groupes. L’organisateur définit les offres disponibles afin de structurer le processus de réservation pour les groupes. C’est l’entité principale qui regroupe l’ensemble des offres, réservations et groupes.

Il définit le cadre général de son événement ::::

• dates de l’événement ;
• lieu ;
• condition de réservation de ses offres

Dès les premiers groupes inscrits, depuis un tableau de bord l’organisateur retrouve :

• tous les groupes inscrits ;
• la possibilité d’envoyer des emails ;
• la gestion des relances de paiements ;
• l’équilibre entre les réservations disponibles et les inscrits individuels ;
• la facturation et l’envoi des factures aux groupes.

➡ Exemple : Un organisateur lance l’événement « Festival de musique » et propose des offres « Pass 3 jours » réservées aux groupes. Une fois les groupes inscrits, il peut suivre leurs réservations et paiements depuis son tableau de bord.

2.5 – L’événement fils par groupe

Chaque groupe inscrit se verra attribuer la gestion d’un événement fils, dont les accès lui sont envoyés automatiquement après validation de l’organisateur.

Le responsable du groupe dispose des droits nécessaires pour administrer son événement fils et lui permettre de :

• revendre les jetons de participation dans la limite de ses réservations disponibles ;
• ajouter des services complémentaires sur la formule (transport, hébergement, activités annexes) ;
• gérer ses inscrits via les fonctionnalités Venio ;
• suivre et relancer les paiements ;
• ajouter ou retirer des disponibilités de sa réservation en fonction des options paramétrées.

➡ Exemple : Après avoir réservé 20 jetons pour un festival, l’association « Rando Passion » peut gérer ses propres participants, ajouter des options comme le transport en bus et envoyer des relances pour les paiements en attente.

3 – Exemple complet : Les clubs de supporter

3.2 – Réservations des groupes

Différents groupes de supporters réservent un nombre de places limité par leur besoin :

• supporters de Lille réservent 100 places ;
• supporters de Marseille réservent 200 places ;
• supporters de Paris réservent 300 places.

3.3 – Gestion des événements fils

Une fois leur réservation validée, chaque groupe reçoit un événement fils dédié où il peut :

• attribuer des places aux membres de son groupe dans la limite des places réservées ;
• ajouter des services complémentaires (transport, hébergement) s’il souhaite les proposer ;
• permettre aux membres du club de s’inscrire et de payer en ligne auprès du club ;
• disposer de Venio pour gérer les inscrits, les paiements et les relances.

➡ Exemple dans Venio : le responsable du groupe Supporters de Marseille peut gérer ses 200 places réservées et inscrire progressivement les participants. Il peut aussi proposer des services additionnels (ex. bus pour Londres).

3.4 – Bénéfices du module Groupe dans cet exemple

✅ L’organisateur évite la gestion individuelle des inscriptions et délègue aux groupes ;

✅ Chaque groupe gère ses participants en autonomie, simplifiant l’organisation ;

✅ La répartition des places est claire et structurée dès le départ.

C’est un cas d’usage typique du module Groupe dans Venio, optimisant la gestion des événements avec des inscriptions collectives ! 🚀