ℹ️ Les questions, documents et champs optionnels permettent de collecter des informations ou des justificatifs lors d’une inscription. Leur bon paramétrage est essentiel pour éviter les blocages.
⚙️ Comprendre le paramétrage
👉 3 endroits où trouver vos questions et documents
- Paramètres avancés > Questions et documents depuis votre interface Venio, dans le menu à gauche (s’appliquera à toutes les formules selon ce que vous activez ou non)
- Depuis vos Formules et tarifs, dans Éléments des formules situé en bas à gauche (s’appliquera distinctement à chaque formule selon ce que vous activez ou non)
- Depuis le formulaire d’inscription à une formule (s’appliquera distinctement à chaque formule selon ce que vous activez ou non)
Questions
➡️ Obligatoire : les participants doivent impérativement y répondre pour finaliser leur inscription. Si activé et que la question est visible, elle devient bloquante
➡️Publique : visible par les participants lors de l’inscription en ligne. Si non cochée, la question est uniquement visible et modifiable en back-office
➡️Globale : s’applique automatiquement à tous les événements et événements fils. Utile pour standardiser certaines informations (⚠️ attention : les gestionnaires d’événements fils ne pourront pas la désactiver)
➡️ Active : imposée sur toutes les formules. La question sera automatiquement activée sur toutes les formules existantes et future. Empêche toute désactivation au niveau des formules
➡️ Sensible : correspond à des données sensibles
Documents
➡️ Nom : le titre de votre document qui apparaîtra lors de l’inscription
➡️ Modèle du document à joindre : un document d’exemple ou de modèle que vous souhaitez fournir (image, PDF, texte…). Permet de guider les participants sur le format attendu
➡️ Obligatoire : les participants doivent impérativement fournir le document pour finaliser leur inscription. Si activé, l’absence de document bloque la validation
➡️ Public : visible par les participants lors de l’inscription en ligne. Sinon, ajout possible uniquement en back-office
➡️ Global : s’applique automatiquement à tous les événements et événements fils. Garantit une collecte homogène des documents
➡️ Sensible : document contenant des données sensibles
🔎 Ce que ces paramètres impliquent concrètement
- Une question/document non activé → invisible pour les participants
- Une question/document activé + obligatoire → bloque l’inscription si non complété
- Une question/document non public → invisible côté inscrit mais utilisable en interne
- Une question/document global → imposé à tous les événements liés
- Une question/document actif → imposé à toutes les formules
✏️ Champs optionnels
Contrairement aux questions, ils correspondent à des champs déjà structurés dans Venio et ils sont souvent utilisés pour des informations classiques (coordonnées, identité…). Lorsque vous activez un champ optionnel dans une formule, plusieurs éléments peuvent apparaître selon le type de champ :
➡️ Activé : rend votre champ visible sur vos formules lors de l’inscription
➡️ Obligatoire : permet de rendre le champ obligatoire sur vos formules
➡️ Configuration : certains champs proposent une zone de configuration qui permet de préciser le comportement
➡️ Titre du champ : permet de personnaliser l’intitulé affiché au participant
🚧 Points de vigilance
- Les champs optionnels obligatoires et actifs seront appliqués à toutes les formules de l’événement
- Chaque formule peut avoir des champs différents si les cases obligatoire et activé ne sont pas cochées