La formule est l’élément central de l’événement : c’est l’offre d’inscription proposée aux participants. Elle conditionne l’accès à l’événement, détermine le tarif, les conditions et les services inclus ou proposés en option. Sans formule, il n’est pas possible de s’inscrire.
Formules et tarifs
Un même événement peut proposer plusieurs formules, afin de s’adapter aux différents publics visés (jeunes, adultes, accompagnateurs…)
De manière générale, les formules Venio s’adressent à des inscriptions individuelles. Par exemple, un couple doit s’inscrire séparément, et chaque personne peut choisir une formule différente selon son besoin.
Une formule comporte :
- Un nom : visible sur la page d’inscription, il doit être clair et explicite (ex. : « Formule week-end complet »).
- Une visibilité : : Formule publique (disponible en libre accès), Formule privée (réservée au back-office), Formule public restreint (via Prospection).
- Une période d’inscription : dates d’ouverture et de fermeture spécifiques à la formule.
- Un prix de base : montant de la formule avant ajout des éventuelles options.
Les options
Elles permettent de personnaliser l’inscription en ajoutant des prestations ou en modulant le tarif selon les besoins.
Elles peuvent être de 3 types :
- Option incluse : comprise dans le prix de base (ex. : hébergement inclus).
- Option requise : ajoutée automatiquement au tarif (ex. : +50€ de repas).
- Option facultative : choix libre de l’inscrit (ex. : assurance annulation, t-shirt souvenir).
Il est possible d’utiliser des options négatives qui vont appliquer une réduction (ex. : -20€ pour une inscription anticipée).
Vous pouvez grouper plusieurs options sous un intitulé commun et forcer un choix unique (ex. : train OU bus).
🧠 Bon à savoir : les options, comme les questions, documents et activités, sont associées à l’événement et peuvent être activées sur plusieurs formules.
Champs optionnels, questions, documents et activités
Ces éléments permettent de configurer un formulaire d’inscription adapté, en collectant les informations utiles et en personnalisant le parcours des inscrits selon la formule.
Ils sont créés une seule fois au niveau de l’événement, puis activés individuellement sur chaque formule.
Champs optionnels
Les champs optionnels sont des champs standards déjà présents dans Venio (adresse postale, téléphone, date de naissance…).
Lors de la configuration de la formule, vous cochez ceux que vous souhaitez faire apparaître sur le formulaire d’inscription. Cela permet d’adapter les champs visibles en fonction des besoins réels de votre événement. (adresse postale, téléphone, date de naissance…).
Questions personnalisées
Les questions personnalisées permettent de demander des informations spécifiques aux inscrits, en plus des champs déjà disponibles.
Elles peuvent être :
- Obligatoires : l’inscription ne peut pas être finalisée sans réponse.
- Publiques : visibles par les participants lors de l’inscription.
- Globales : appliquées automatiquement à tous les événements-fils si cochées.
Types de questions disponibles :
- Texte libre (ex. : « Comment nous avez-vous connu ? »)
- Liste déroulante (ex. : choix d’un niveau ou d’un groupe)
- Date
- Date et heure
- Code postal et ville
Documents à fournir
Les documents permettent de demander aux inscrits de transmettre un ou plusieurs fichiers justificatifs lors de leur inscription (ex. : pièce d’identité, certificat médical, autorisation parentale).
Chaque document peut être :
- Obligatoire : sans ce document, l’inscription n’est pas possible.
- Public : demandé directement dans le formulaire d’inscription.
- Globales : appliquées automatiquement à tous les événements-fils si cochées.
Les documents sont ensuite téléchargeables depuis le back-office, fiche par fiche ou via les exports
Activités / sessions
Les activités (ou sessions) permettent aux inscrits de choisir, sur une plage horaire définie, une ou plusieurs activités spécifiques (ex. : ateliers, conférences, forums, sorties…).
Elles peuvent être rendues visibles :
- Dès l’inscription : les participants peuvent les sélectionner au moment de s’inscrire.
- Ou après validation : les organisateurs affectent les participants aux activités
Chaque activité peut avoir :
- Un nom et une description
- Une capacité maximale
- Une période de sélection