ℹ️ Le module main courante est dédié au suivi des incidents qui surviennent lors d’un événement. Il permet de créer des dossiers détaillés afin d’assurer une traçabilité.
💡 Objectifs du module
Le module main courante permet de gérer tout incident ou demandes remontés par les participants ou par vos équipes présentes sur l’événement, sans perdre d’information.
Cela permet d’avoir aussi un suivi de l’avancement des dossiers via un tableau général.
✅ Activation et coût
Vous pouvez activer le module en allant dans l’onglet Compte client puis dans le menu Facturation où se trouvent les différents modules disponibles. Cochez ensuite l’option Main courante.
Pour activer le module main courante sur l’un de vos événements, il vous suffit de cocher la case Activer la main courante Événement pour cet événement (et tous ses événements fils) dans les paramètres généraux ou lors de sa création.
Il apparaîtra ensuite dans le menu à gauche sur votre page Venio : Module main courante.
💲 Le coût de ce module est de 50€ TTC par mois.
🔧 Utilisation
Équipes
Dans la partie Équipes, vous déterminerez quelles personnes seront en charge des dossiers main courante.
Chaque dossier peut être assigné à une équipe spécifique, par exemple selon vos pôles (accueil, sécurité, logistique, encadrement mineurs…) ou selon le type d’incident. Cette répartition peut être ajustée à tout moment.
⚠️ Attention : pour que vos utilisateurs aient accès au module et aux dossiers (qui comportent parfois des éléments confidentiels), vous devez activer le module pour chacun d’entre eux en vous rendant dans Gérer les rôles dans le menu à gauche :
💡 Dans notre exemple, nous allons créer deux équipes avec un responsable chacune : une équipe pour les dossiers médicaux, une autre pour les dossiers matériels.
Thématiques et catégories
C’est ici que vous déterminerez les différents types d’incidents pour lesquels vous pourrez créer des dossiers. Vous pouvez ajouter autant de thématiques et de catégories que vous le souhaitez.
Voici une liste non exhaustive de ce que vous pouvez catégoriser :
| Thématiques | Catégories |
|---|---|
| 🚑 Incidents médicaux | Malaise Chute Fracture Entorse Réaction allergique |
| 🚘 Accidents de la circulation | Accident de voiture Accrochage Accident de vélo Collision piéton/véhicule |
| 🔨 Incidents matériels | Dégradation Casse accidentelle Panne d’équipement Dégât des eaux Incendie |
| 👤 Incidents humains | Altercation verbale Bagarre Agression Comportement dangereux Intrusion |
| 🦺 Sécurité | Vol Tentative de vol Perte Evacuation d’urgence |
| 📃 Administratif | Dépôt de plainte Constat Incident sans blessé |
💡 Dans notre exemple, les deux thématiques seront Médical (avec pour catégories : malaise, fracture, allergie) et Matériel (casse, dégradation, dégât des eaux).
Dossiers
C’est la partie la plus importante du module. C’est ici que vous allez pouvoir créer et gérer vos différents dossiers main courante.
Créez votre dossier en renseignant toutes les informations nécessaires :
- Participant : à sélectionner dans la liste
- Sujet : titre de votre dossier
- Description : vous pouvez ajouter une courte description au sujet de l’incident
- En charge du suivi : cela peut être une personne de l’équipe choisie, ou une autre qui a accès au module
Une fois votre dossier créé, l’interface se présentera comme ceci :
Dans l’historique, vous pouvez renseigner le déroulé des événements. Par exemple, le moment où l’incident s’est produit, les actions qui ont été faites, des détails à ne pas oublier…
💡 Dans notre exemple, voici ce que l’on pourrait noter du suivi :
Avec le module main courante, vous pouvez suivre chaque dossier jusqu’à sa résolution. Une fois clôturé, un dossier peut être envoyé par mail transmission (à une compagnie d’assurance par exemple) ou pour tout traitement complémentaire.
