Introduction
Vous êtes en cours de paramétrage d’un événement, une étape essentielle qui va déterminer la manière dont se dérouleront les inscriptions. Pour vous accompagner dans cette préparation, voici la liste des éléments clés à ne pas oublier et un rappel des termes essentiels.
Définition des objets essentiels
📆 Événement : défini le cadre principal dans Venio. Il regroupe toutes les informations utiles à l’organisation (dates, lieu, description, visuel), les inscriptions et les formules. C’est ce que les participants voient pour s’inscrire.
🧷 Événement fils : un sous-événement rattaché à un événement principal. Il dispose de sa propre configuration (formules, inscrits, gestionnaires…) tout en héritant de certaines informations de l’événement père.
🏛️ Institution publique : désigne l’entité à laquelle l’événement est rattaché (ex. : entreprise, école, association). Elle peut avoir un logo, une identité visuelle, et peut regroupe plusieurs événements sur une page publique, elle constitue une boutique sur laquelle les participants peuvent retrouver le ou les événements proposés
📨 Formule : elle correspond à une offre d’inscription. Elle détermine le tarif, les conditions (hébergement, pension…) et les options possibles. Il peut y avoir plusieurs formules par événement.
✅ Option : c’est un service complémentaire que le participant peut choisir (ex. : repas, assurance, transport). Elle est liée à une formule.
☑️ Champ optionnel : Il s’agit d’un champ de saisie supplémentaire qu’on peut activer sur les formulaires pour collecter plus d’informations (ex. : numéro de téléphone, date de naissance).
🧐 Question personnalisée : désigne une question spécifique posée aux participants lors de leur inscription (ex. : allergies, taille de t-shirt). Elle peut être obligatoire ou non, visible ou réservée aux administrateurs.
📑 Document : Un fichier demandé au participant à l’inscription (ex. : CV, Certificat d’aptitude, certificat médical). Il peut être obligatoire ou facultatif.
🛂 Module identité : système automatique de vérification des pièces d’identités (CNI ou passeport) récupération automatique des infos du document par la technologie OCR pour vérifier la concordance des informations entre les infos saisies et les infos du document
🐴 Activité / Session : activités proposées pendant l’événement (ex. : ateliers, forums, conférences). Elles peuvent faire l’objet de choix d’inscription.🌐 Globale : signifie que l’élément (question, document ou activité) sera automatiquement appliqué à tous les événements-fils. Cela garantit une cohérence dans les informations collectées à travers une même structure d’événement.
Configuration générale de l’événement (plus d’informations)
- Définir les informations de base : titre, dates, description, visuel d’illustration.
- Vérifier que la bonne institution publique est choisie pour la communication publique. C’est elle qui propose le logo de la page publique et du mail automatique d’inscription.
- Paramétrer la visibilité de l’événement :
- Public : ouvert aux inscriptions en ligne et affiché sur l’institution
- Privé : accessible uniquement aux administrateurs
- Public restreint : accessible uniquement à un groupe défini de participants
- Fermé : aucune nouvelle inscription possible, mais les données restent accessibles
- Archivé : événement clôturé automatiquement 3mois après la date de fin
- Limiter le nombre total de participants, si nécessaire.
- Configurer l’adresse e-mail associée aux confirmations d’inscription.
Astuce : pendant que vous travaillez sur l’événement, cochez « Ne pas afficher sur la page de l’institution en front ». Ainsi, votre événement est public, mais uniquement visible pour vous.
Gestion des formules (plus d’informations)
- Créer les différentes formules d’inscription (public/privé).
- Ajouter des options tarifaires pour moduler le prix selon les choix des participants.
- Définir des descriptions et conditions spécifiques (ex. : lieu, horaires).
- Cocher les champs optionnels nécessaires (date de naissance, adresse…).
Questions personnalisées, documents et activités
- Ajouter des questions ou documents aux inscrits (ex. : lieu de prise en charge, taille de T-shirt…).
- Ajouter des documents à fournir par les participants (ex. : CNI, passeport, justificatif FSL…).
- Définir les questions ou documents selon leur usage :
- Obligatoires : les participants doivent impérativement y répondre pour finaliser leur inscription
- Publiques : visibles par tous les participants et accessibles durant l’inscription en ligne
- Globales : appliquées automatiquement à tous les événements et événements-fils, garantissant une uniformité des informations collectées
- Actives : imposées sur toutes les formules où elles sont disponibles
Messages personnalisés (plus d’informations)
- Configurer les messages de confirmation d’inscription, avec rappel des moyens de paiement.
- Ajouter les conditions générales de vente (CGV) ou tout autre message utile.
Exemple de message de confirmation :
Félicitations ! Votre demande d’inscription à l’événement [EVENT] a bien été prise en compte.
Votre inscription sera validée à réception du paiement.
Rappel des moyens de paiement :
- Carte bancaire : possibilité de retenter un paiement depuis l’espace sécurisé en cas d’échec.
- Chèque : à l’ordre de [Nom] à envoyer à [Adresse], avec nom/prénom et [EVENT] mentionnés au dos.
- Virement : IBAN : [XXXXXX], Code BIC : [XXXXXX], avec référence [Nom, Prénom, EVENT].
- Chèques vacances / Espèces : dépôt en main propre à [Adresse].
Moyens de paiement (plus d’informations)
- Activer les modes de paiement nécessaires (CB, virement, chèque, etc.).
- Permettre, si besoin, le paiement en ligne du solde d’inscription.
Validation technique
- Tester les liens publics pour vérifier le bon fonctionnement des inscriptions.
- Vérifier que formules et options sont correctement affichées et configurées.
Gestion des utilisateurs et des rôles (plus d’informations)
- Ajouter ou confirmer les administrateurs, gestionnaires ou lecteurs nécessaires pour l’événement.
- Vérifier les rôles et droits assignés.
Transports et hébergements (plus d’informations)
- Configurer les trajets et unités de transport, avec leurs capacités.
- Définir les étapes, sites et pièces d’hébergement en fonction des besoins.