Lors de la création d’un événement, renseignez les informations essentielles :
- Nom de l’événement
- Dates
- Description
- Visuel d’illustration
- Institution publique associée (pour afficher un logo et personnaliser la communication)
Visibilité et accès
Définissez la visibilité de votre événement :
- Public : Inscriptions ouvertes à tous
- Privé : Accessible uniquement aux administrateurs
- Public restreint : Accessible à un groupe défini
Les statuts suivants sont automatiquement mis à jour
- Fermé : Plus d’inscriptions possibles, mais l’accès aux données reste ouvert
- Archivé : Clôture automatique trois mois après la fin
L’événement doit être rattaché à une institution publique, qui agit comme vitrine : logo, texte de présentation, c’est une page regroupant plusieurs événements.
⚒️ Astuce : pour ne pas afficher un événement en cours de paramétrage, cochez « Ne pas afficher sur la page de l’institution en front ».
Espace sécurisé pour les inscrits
L’espace sécurisé permet aux participants de gérer leur inscription après validation, grâce à un mot de passe personnel. Vous pouvez y activer les fonctions suivantes :
- Paiement du solde
- Mise à jour des réponses aux questions personnalisées
- Ajout ou modification de documents
- Changement des activités/sessions choisies
- Modification du choix de transport
- Ajout d’inscriptions dans une commande existante
Champs de validation du formulaire
Cette étape permet de garantir la validité juridique et sécuritaire de l’inscription :
- Vérification anti-robot : évite les inscriptions automatiques malveillantes.
- Conditions Générales de Vente (CGV) : les inscrits doivent les accepter.
- Charte de confidentialité : obligation RGPD, à faire valider avant validation finale.
⚒️ Astuce : ces contenus sont personnalisables dans le compte client ou au niveau de l’événement.
Mails de confirmation
Choisissez les documents récapitulatifs qui seront envoyés automatiquement à l’issue de l’inscription :
- Commande (PDF) : un document par commande, utile pour les paiements groupés.
- Détail de l’inscription (PDF) : un document par inscrit, avec ses réponses, options, documents.
⚒️ Astuce : n’activez pas tous les PDF au risque de créer trop de pièces jointes dans le mail automatique final.
Référence et limitation
Ces éléments sont utiles pour affiner la configuration de votre événement. Ils permettent de définir des limites, de personnaliser l’expérience utilisateur ou de structurer l’affichage.
- URL de redirection après inscription : page vers laquelle l’inscrit est automatiquement redirigé une fois son inscription validée (ex. : site de votre organisation, message de remerciement personnalisé).
- Limitation de places disponibles : nombre total de places disponibles pour l’événement, toutes formules confondues. Une fois atteint, l’inscription est bloquée.
- Limitation de places par commande : nombre maximum de places qu’une seule personne peut réserver en une fois.
- Limitation du nombre de commandes : nombre total de commandes possibles sur l’événement (peut limiter à X familles maximum, par exemple).
- Ordre d’affichage : priorité d’affichage de l’événement sur la page institutionnelle. Plus le chiffre est petit, plus l’événement remonte en haut de la liste.
- Référence interne : champ libre à usage interne pour retrouver, trier ou croiser les événements dans les exports.
- Libellé du bouton de contact : personnalise le texte du bouton « Contacter l’organisateur ». Si laissé vide, le libellé par défaut sera utilisé.
- Adresse d’émission des courriels : email expéditeur des messages automatiques (confirmation, relances). Choisir une adresse surveillée pour faciliter les échanges avec les inscrits
🚩Important : un événement créé ne suffit pas encore pour recueillir des inscriptions. Il faut ajouter une formule.